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制度关不掉一盏灯

日期:2017-1-6写评论我要荐稿订阅到QQ邮箱
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一家公司有一个开放式的大办公室,由于管理不到位,办公室经常发生灯、空调彻夜未关的现象。

为此,行政部想了许多办法。他们起初贴了一张“人走灯灭”的温馨提示,效果不佳;后来,又出台了相关处罚措施,抓到犯错之人罚款100元。看得出来,因为每每采取措施之后效果总是不尽如人意,管理者会在制度建设上不断加大力度。结果是,制度加码,管理复杂,效果不好,员工抵触。

类似的问题也发生在酒店。客人离开客房之后,电视和电灯都开着,酒店想出一个两全其美的办法来:房间钥匙(IC卡)既可以开门,也可以插卡取电。客人离开的时候取走钥匙,电源立即被切断。酒店的这个联动方法,属于机制的范畴,是防呆机制的一种(傻瓜都能做对)。它源于智慧,优于制度,管理简单,效果良好。

针对同一个问题,另一家公司的员工想出一个办法,在办公室大门的门楣上方悬挂一幅卡通画,锁门时卡通画会掉下来提醒关灯。这个联动方法也是纠错机制的一种。

从以上故事中,我们懂得了一个道理:制度固然重要,但机制比制度更重要、更可靠,它会对管理对象产生更大的约束力。

在一家企业,为了防止员工在装配机器过程中漏装螺丝,他们提出这样几种机制:第一种,在复数个螺丝盒上安装感应器和蜂鸣器,只要作业者未按规定顺序从螺丝盒中拿取螺丝,蜂鸣器就会报警。第二种,设计了一只有复数手指的机械手,自动吸起规定数目的螺丝,操作者只要把机械手上的螺丝装完就行。第三种,事先把每台机器所用的螺丝分别配送到不同工位上,各个工位的作业者只要把配好的螺丝装完即可。以上三种机制的约束力不同,但是都能不同程度地减少员工犯错的机会。相比之下,如果有人试图以诸如“每漏装一颗螺丝罚款100元”这样的制度来解决问题,就十分可笑了。

在一家生产复印机的工厂里,复印机侧面需要安装一个散热排风扇,这个风扇一旦装反,就会导致机器过热损坏。但由于是流水线作业,作业者长时间重复劳动,一不留神就可能出错。后来,主管要求作业者增加检查环节,即装完后用手试一下风向。即便如此,也还有装反的可能。为了解决这个难题,最彻底的办法是修改排风扇结构,使得排风扇反向无法安装。但这需要投入一笔不小的资金。后来,作业者开动脑筋,想出一个办法,即在排风扇旁边装一个风筒,风筒的另一端装上一个纸质风车,如果装配正确,排风扇就会正常排风,风车就会不停旋转。如果发现风车不转,就要及时进行检查。

总结以上事例,我们发现,借助于制度的管理通常都是事后实现的。这样的管理不仅效果不佳,而且失败成本和管理成本高。而善用机制的管理,通常都是事前实现的,防患于未然,不仅管理效果好,而且管理简单、高效和人性化。

作者:刘承元  摘自《读书文摘·经典》2016年第3期

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